Lo primero, no confundas una factura electrónica con hacer una factura, guardarla en PDF y enviarla por E-Mail. En la práctica, no hay ninguna diferencia entre una factura en papel y otra en PDF salvo que te ahorras el sello de correos.
EDI (Electronic Data Interchange) es un proceso realizado entre dos sistemas informáticos que posibilita que dos empresas intercambien información comercial (órdenes de compra, facturas, avisos de expedición, etc.). Así que para enviar una factura electrónica EDI a un cliente es preciso que ambos estén dados de alta en el sistema EDI; es decir, que ambos tengan sus sistemas informáticos adaptados para enviar y recibir documentos EDI.
Eso significa necesariamente darse de alta en un proveedor de servicios EDI y pagar una cuota, que no tiene por qué ser alta.
En España, los principales son (aunque hay otros):
La emisión de facturas electrónicas tiene las siguientes ventajas:
Sigues en tiempo real el estado de tus facturas
Las envías y las reciben en el instante
Disminuyen tus costes
Mejoras la gestión
Cumples con el requisito de un cliente
Dispones de un canal de comunicación global
En nuestra experiencia, quién necesita emitir una factura electrónica lo hace obligado por el hecho de haber sido admitido como proveedor por El Corte Inglés, Carrefour o cualquier otro gran cliente español o extranjero.
El GLN (Global Location Number)
El GLN o Punto Operacional es un código global que identifica una localización, es decir, una dirección electrónica. Su misión es la de facilitar el intercambio de información entre empresas dentro de la cadena de abastecimiento. El objetivo es poder identificar una ubicación de forma única y no ambigua.
La normativa de GS1 (regulador de las numeraciones GLN) especifica que cada empresa deberá crear un conjunto de puntos operacionales para identificar todas las ubicaciones físicas, entidades legales o estructuras administrativas que intervengan en sus transacciones comerciales. Es decir, si tienes tres almacenes, necesitas tres GLN's.
Cada empresa que participe en una comunicación vía EDI debe estar previamente identificada con un código GLN. El código GLN viaja con la información estructurada del mensaje EDI y evita la duplicidad de localizaciones, puesto que cada interlocutor tiene su propio identificador. El código GLN también puede ser utilizado para las comunicaciones dentro de una misma empresa.
Funcionamiento del GLN
El GLN, igual que el GTIN, está formado por 13 dígitos. La información asociada al GLN es el nombre de la empresa, CIF, localización, tipo de lugar, dirección, teléfono, email, personas de contacto, datos de facturación, etc., etc.,…
Su propósito es simplificar el intercambio de información y bienes, asignando un código a diferentes compañías.
Cómo obtener un GLN
Si estás dado de alta como miembro de GS1 España (AECOC), ya tienes GLN asociado a tu número de socio.
Pero no es necesario asociarse a GS1 España (AECOC) para obtener un GLN perfectamente legal y, sobre todo, más económico.
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